Das Problem:

E-Mail-Archivierung scheint vielen ein lästiges Übel, das gerne vernachlässigt wird. Diese Einstellung kann jedoch erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Performance und Speicherplatz

  • Volle Mailserver benötigen lange Backupzeiten
  • Speicherplatzmangel auf Exchange/SBS Servern
  • Geringe Postfachkontingente lassen Postfächer leicht überlaufen

Sicherung und Wiederherstellung

  • Umständliche Wiederherstellung einzelner E-Mails oder E-Mailkonten aus dem Mailserver oder PST-Dateien
  • Verwaltung und Sicherung/Wiederherstellung von PST-Dateien

Rechtliche Herausforderungen

  • Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichten zur dauerhaften Aufbewahrung von E-Mails
  • Einhaltung weiterer Richtlinien aus Steuerrecht, SGB, BDSG und branchenspezifischen Richtlinien
  • eDiscovery erfordert eine schnelle Offenlegung von relevanten E-Mails

Hier die rechtlichen Hintergründe im Einzelnen:

Stichworte

  • GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
  • GoBS = Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
  • AO = Abgabenordnung
  • HGB = Handelsgesetzbuch
  • KontraG = Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmen

Was bedeutet dies für E- Mail und Fax?

  • “Ein Schriftstück ‘betrifft’ ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat.” (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)
  • E-Mails und Faxe, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO)
  • Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails und Faxe zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII “Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen”)
  • Einmal digital erfasste Information besitzt nur noch in ihrer digitalen Ursprungsform Gültigkeit, bei E-Mails ist dies nach RFC822 ASCII = *.eml

Z1 – unmittelbarer Datenzugriff

  • Der Betriebsprüfer greift ohne Mithilfe eines dem System vertrauten Mitarbeiters auf zu prüfenden Datensätze zu und wertet diese aus

Z2 – mittelbarer Datenzugriff

  • Der Betriebsprüfer greift mit Hilfe eines dem System vertrauten Mitarbeiters auf die zu prüfenden Datensätze zu und wertet diese aus

Z3 – Datenträgerüberlassung

  • Bei der Datenträgerüberlassung werden dem Prüfer auf einem Datenträger sämtliche steuerrelevanten Daten auf eigene Kosten maschinell auswertbarer Form übergeben. Dabei müssen erforderliche Informationen (z. B. Dateistruktur, Dateifelder, interne und externe Verknüpfungen) zur Auswertung der Daten offengelegt werden. Akzeptiert werden CD-ROMs und DVDs im ISO-Standard oder aber USB-Sticks und Wechseldatenträger. Die Auswertung der Daten durch den Prüfer erfolgt im Amt.

Die Lösung:

  • Bewältigen Sie diese Herausforderungen mit einer modernen E-Mail Archivierungs- Lösung:
  • Entlastet den Mailserver
  • Einfache Installation, Evaluierung und Verwaltung
  • Intuitive und transparente Integration in Microsoft Outlook und andere E-Mail-Clients; Anwender müssen nicht geschult werden
  • Einfache Konfiguration und übersichtliches Dashboard reduzieren Setup- und Installationskosten und optionieren die Anwenderakzeptanz
  • Einfaches Importieren von bestehenden E-Mails aus Einzel- und PST-Dateien sowie Mailservern
  • Erstklassiges Add-on für Exchange 2010 – kosteneffektive Speicherverwaltung, verkürzte Sicherungszeiten
  • Automatische Archivspeicherverwaltung
  • Umfassende Suchfunktion
  • Integration in Outlook
  • Moderne responsive Benutzeroberfläche
  • Schnelle Wiederherstellung von Postfächern
  • Unterstützung von Active Directory-Gruppen

Die wichtigsten Vorteile:

  • Gesetzeskonformität sofort!
  • Sofortiger Nutzen einer kompletten E-Mail Archivierungslösung
  • Volltextsuche
  • Geringer Administrationsaufwand und keine Umstellungsphase
  • Kosteneffizient

Volltextsuche

  • Volltextindizierung mit Unterstützung von über 140 verschiedenen Dateiformaten
  • Suchmöglichkeiten in allen Sprachen
  • Speichern und Exportieren von Suchergebnissen
  • Niedrigere Betriebskosten (TCO) Sofort verfügbar als virtuelle Appliance oder als Service aus einem deutschen Rechenzentrum


E-Mail-Korrespondenz ist in Ihrem Unternehmen die wichtigste Informationsquelle – schöpfen Sie ihr Potenzial voll aus.

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